Marlène Agbadou, votre consultante administrative et commerciale

Quinze façons de faire mille choses à la fois

Conférences, réunions, vie familiale, gestion téléphonique...voyages d'affaires...voici le problème n°1 des cadres, gérants de sociétés, chefs d'entreprises...la gestion de l'agenda. Comment s'en sortir sans perdre son sang-froid? Comment éviter de tomber dans le surménage sans sacrifier sa vie privée? Voici quelques grands principes:

1/ Organiser sa journée en suivant son biorythme ou ses pics de productivité. On en a deux en général; le premier trois heures après le réveil, et le second sept heures plus tard. Il est important d'en tenir compte dans l'organisation de son emploi du temps. Et se ménager aussi des rituels afin de garde le cap.

2/ Se fixer des plages horaires pour lire ses mails. De même filtrer le nombre d'e-mails ou ouvrez une adresse de délestage  pour newsletters, affaires occasionnelles...Limiter la mise en copie de certains documents comme les comptes-rendus, envoyez des messages concis et avec objets clairs (pour info, urgent, date déchéance)...Hiérarchiser son carnet d'adresses grâce à certaines astuces comme les couleurs ou les nominations par catégories...En somme, bien organiser et gérer sa boîte électronique, ou du moins essayer!

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3/ Résister farouchement aux "bouffeurs de temps" tels le téléphone, les interruptions, les recherches sur internet sans résultat...Cultiver le sans scrupule en fermant votre porte ou éteignant votre téléphone la moitié de votre temps de travail. " Le cerveau a besoin de ces temps d'accalmie pour rester performant"; éviter de céder aussi à la pression du tout tout de suite. Rester maître de son temps, c'est d'abord se faire respecter en trouvant le bon compromis.

4/ Réduire autoritairement la durée de ses réunions. Cela passe par des maîtres-mots comme la ponctualité, la régularité, la mise en place d'une méthodologie. Exemple des relevés de décisions (qui fait quoi en fin de séance dans quels délais) remplaçant les comptes-rendus .

5/ Prendre du recul et noter ses priorités du moment. Autrement, prendre rendez-vous avec soi-même. Exemple, la tâche que j'effectue en ce moment est-elle inscrite sur mon tableau des priorités, dan mes objectifs? Si non, l'abandonner ou la déléguer.

6/ Décloisonner vie perso et vie professionnelle dès que possible, pour autant profiter de ses proches que de son travail. Exemple: demander d'emmener son enfant pour quelqu'un qui passe une bonne partie de sa vie à l'étranger, ce n'est sûrement pas trop demander. Eviter la tentation de sacrifier l'un pour l'autre. C'est pourquoi il est important de les noter dans son agenda.

Quinze façons de faire mille choses à la fois troisième partie

7/ Se ménager des sas dans son agenda: pour gérer les imprévus, éviter de se stresser avec un planning serré mais irréaliste. Car selon la loi de Murphy, on a toujours tendance à sous-estimer le temps que prendra une tâche. Par prudence, il est conseillé donc de majorer de 10 à 15% le temps que nous pensons nécessaire pour la mener à bien.

8/ Se détendre au moment de la pause déjeuner: important pour recharge de batterie. Coupure nécessaire. Exemple: s'aérer, se promener pour un prof plutôt que de rester en salle pour continuer à travailler.

9/ Dormir moins la nuit, privilégier la sieste. Des études montrent que les pauses flash de 20 mn de sieste sont récupératrices et prolongent les capacités de travail de 2 heures. Alors pourquoi s'en priver?

10/ Déléguer toutes les tâches à faible valeur-ajoutée. Mon exemple: quand j'ai des évènements importants, je délègue la garde de mon enfant à son papa ou à une nounou, car on ne peut être partout à la fois. Ou faire des listes pour ses collaborateurs (plaisir pour eux et valeur-ajoutée pour moi).

Quinze façons de faire mille choses à la fois épilogue

11/ Donner des responsabilités à son assistant(e) ou à ses collaborateurs. D'autant plus que leurs compétences techniques sont de plus en plus élevées.

12/ Limiter au maximum ses déplacements grâce notamment à l'utilisation des téléservices.

13/ Troquer si on en a les moyens, son pc portable contre un mini pc. Coût élévé, mais qui peut s'avérer rentable par la suite. Petit et plus léger qu'un pc traditionnel portable, mais tout aussi performant. Bon investissement.

14/ Enregistrer si possible ou s'en donner les moyens, ses idées sur un dictaphone numérique. Gain de temps, bonne qualité de retranscription, recorrection des fautes...

15/ Se concentrer sur ce qui nous passionne, nous procure du plaisir. En effet, on a aucun mal à faire mille choses à la fois si on aime ce qu'on fait.

Alors prêts, let's go!