Au sein des collectivités publiques les plus grandes, la décision d'acheter peut faire intervenir jusqu'à quatre personnes différentes:
- L'utilisateur qui est celui qui est à l'origine de l'achat car c'est lui qui perçoit le "besoin". Par exemple, un responsable de bibliothèque qui a besoin d'un meuble supplémentaire, un directeur d'école qui veut faire repeindre une classe, un ingénieur qui voudrait un logiciel spécifique...
- Le représentant du "service technique ou "acheteur" chargé de mettre en forme, voire de rationaliser le besoin de l'utilisateur pour aboutir, le cas échéant, à un cahier des charges technique.
- Le "bureau des marchés" composé d'agents de formation administrative et juridique, qui passe formellement le contrat et assure son suivi administratif.
- Le comptable du Trésor, agent de l'Etat, qui effectue le paiement, généralement par virement bancaire (dans les petites communes, il s'agit du percepteur, bien connu par ailleurs...).
A savoir que dans les petites communes, l'utilisateur et le service technique (acheteur) sont souvent une seule et même personne. Par ailleurs, dans le cas des marchés à procédure adaptée, l'entreprise n'aura pas, la plupart du temps, de rapport avec le bureau des marchés qui se concentre en général sur les appels d'offre. En revanche, le comptable, fonctionnaire d'Etat, est toujours distinct des autres agents.
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