Prendre des notes efficacement

Activité qui réclame toute l’attention, la prise de note efficace nécessite le suivi de 5 étapes importantes: 

1/ l'écoute,

2/ la compréhension,

3/ la sélection,

4/ la synthèse,

5/ la note.

Pour y arriver, il est indispensable de se poser les bonnes questions auparavant:

Qu’est-ce que je sais du sujet ? Pour qui vais-je prendre des notes ? Pour quel Compte-Rendu... Il existe 3 types de CR:

1/ Le PV,

2/ Le CR Synthétique,

3/ Le relevé de décisions. 

Se fixer un but pour la prise de notes. Disposer d’un bon matériel.

Les petits détails qui font la différence : dresser le plan de table avec le nom des personnes, avoir plusieurs stylos, un stabilo, la bouteille d’eau…

1/ Ecouter :

-   Recevoir ce que dit l’autre.

-   Neutralité.

Question : est-ce difficile ?

Réponse : oui car nous pensons plus vite que nous parlons, nous entendons ce qui nous paraît logique d’entendre.

Comment bien écouter ?

-   Laisser de côté tout jugement personnel.

-   Savoir discerner les faits, les opinions et les sentiments.

-   Prévoir une couleur différente pour ses notes personnelles.

-   Recueillir toutes les idées sans faire de tri…..

2/ Comprendre:

Se faire confiance.

-   Eviter de s’emballer en début de réunion (se ménager).

-   Attendre d’avoir saisi l’ensemble du point développé.

3/ Sélectionner :

Eviter de tout noter.

-   Faut-il prendre en sténographie ?

-   Prendre la structure et les points importants (a priori, postéori, contrario…mots articulateurs, d’abord, en revanche, mais, de plus, en outre,…).

-   Noter les informations signifiantes : faits, chiffres, définitions précises, noms, sujets, verbes…(petite parenthèse : utiliser en permanence la fonction dans Word de correction automatique. Dans la barre de menu, aller dans outils option de correction automatique et remplacer les mots par leur abréviation et ajouter).

-   Prendre des notes directement sur micro. Avant la prise de notes, créer des abréviations voir fonction correction automatique de Word ci-dessus.

-   Se créer un masque pour faciliter le tri des idées : par exemple, liste des thèmes, 2 colonnes, commentaires + décisions….

-   Pendant la prise de notes, ne pas chercher à tout noter, se faire confiance. Ne pas s’occuper des fautes de frappe, utiliser les styles du mode plan avec les raccourcis clavier.

-   Après la prise de notes, avant de commencer son CR, correction orthographique.

-   Relire (si possible dans la salle de réunion), compléter les blancs, réécrire les passages peu lisibles…

4/5/Synthétiser/Noter :

Structurer sa prise de notes.

-   Préparer son support.

-   Plusieurs feuilles.

-   Noter en recto.

-   Pour une réunion à échanges : prise de notes en tableau. Exemple fiche téléphonique.

Réunion à échanges :

Points clés	Qui	Notes	Actions/Questions
Qualité : Engagement	Rr	…………	EFQM ?
Sécurité	Pv	……….	……………
Qualité : non conformité	Aa	………….	…………..
……………….	……..	……….	…………..

Une feuille par sujet examiné.

Constats (les faits, les opinions…)	Causes
Proposition de solution	Décisions (plans d’actions, qui, quoi……)

En conclusion, 6 conseils :

-   Avoir un objectif.

-   Soigner son confort.

-   Se faire confiance.

-   Préparer son support de notes.

-   Prendre les mots clés.

-   Faciliter la relecture des notes.